Обязанность по ведению учета рабочего времени сотрудников
Оплата труда работника осуществляется на основании фактически отработанного им времени. Так, например, в соответствии с ч.3 ст.93 ТК РФ, оплата труда работника, трудящегося на условиях неполного рабочего времени, осуществляется пропорционально количеству отработанного им времени.
В соответствии с п.1 ст.9 Федерального закона от «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ «О бухучете»), каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению каким-то документом, именуемым «первичным учетным документом».
Так, учёт фактически отработанного времени работника подразумевает, в том числе, ведение первичного учетного документа, который бы фиксировал такой факт жизни организации, как возникновение обязательства по выплате заработной платы. Обязанность по ведению учета рабочего времени сотрудника, кроме того, обусловлена трудовым законодательством, а именно ч.4 ст.91 ТК РФ.
Таким образом, по многим причинам (вытекающим из существа трудовых отношений, публичных, гражданских) у работодателя имеется обязанность учитывать фактически отработанное сотрудником время. Примечательно, что закон не обязывает утверждать данный документ совместно с работником – фактически, при бездействии сотрудника, работодатель может самостоятельно писать произвольные данные в этот первичный учетный документ, и работник не сможет его оспорить, так как срок исковой для разрешения индивидуальных трудовых споров составляет всего два месяца.
Способ ведения учета рабочего времени сотрудников
Существует два метода ведения учета рабочего времени: поденный и суммированный. Отличаются данные методы ведения учета рабочего времени тем, что при поденном учете работодатель следит за исполнением сотрудником своих обязанностей ежедневно в рамках установленной продолжительности рабочего дня. Для суммированного учета рабочего времени характерно то, что работник отрабатывает, а работодатель фиксирует, столько рабочих часов, сколько предусмотрено трудовым за учетный период (неделя, месяц, и т.д., но не более года). При суммированном учете рабочего времени лишь важно соблюдать условие того, что работник должен иметь на неделе непрерывный отдых в 42 часа, а все его переработки «сверх нормы» компенсируются предоставлением соответствующего отдыха в иной учетный период. Для данных методов ведения учета рабочего времени характерно следующее: при поденном способе учета рабочего времени фиксируется каждый час и день рабочего времени, когда при суммированном учете фиксируется обратное – прогулы, отгулы, отпуск, опоздания и т.д., то есть при суммированном учете рабочего времени предполагается, что сотрудник работает в пределах утвержденного трудового распорядка (например, графика), пока не доказано иное.
Нормативная база ведения учета рабочего времени, в основном, представляется Трудовым Кодексом Российской Федерации. Так, ТК РФ предусматривает целый перечень норм права, которые бы так или иначе связывали учет рабочего времени с правами и обязанностями сторон. Между тем, немаловажным является влияние на учет рабочего времени положений ФЗ «О бухучете». В частности, табель учета рабочего времени по своим признакам отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам (п.2 ст.9 ФЗ «О бухучете»). При этом не исключается также то, что табель учета (особенно при суммированном учете рабочего времени) составляется на основании иных первичных учетных документов.
Примерная форма табеля учета рабочего времени утверждена постановлением Госкомстата РФ от 1.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и имеет наименование Т-12. Она не является обязательной, и каждый работодатель может ввести свою форму табеля учета рабочего времени. Учет рабочего времени может вестись не только на основании табеля и закон не предписывает его вести именно в такой форме. Между тем, данный способ является наиболее распространенным и практичным.
За учет рабочего времени сотрудников перед сотрудником и государственными органами, иными заинтересованными лицами отвечает работодатель непосредственно (ч.3 ст.91 ТК РФ). Между тем, работодатель может делегировать данную обязанность на какое-либо лицо так, что данное лицо станет перед ним ответственным за достоверность и своевременность учета рабочего времени. Так, работодатель несет ответственность за нарушение данной обязанности в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ и такое правонарушение влечет наложение ответственности в виде наложения административного штрафа на юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Для облегчения ведения учета рабочего времени сотрудников используются различные способы: так, самым простым (в плане технологичности и количеству документов) и обычным является непосредственное ежедневное заполнение табелей учета рабочего времени непосредственным руководителем отдела; другой способ – внедрение журналов прихода и ухода сотрудников на работу (которые в последнее время заменяются электронными системами идентификации лица – от приложения карточки к турникету офиса до автоматизированных систем распознавания лиц); в работе лиц, занятых преимущественно за техникой (например, программистов, бухгалтеров, юристов) – различного рода биллинг-системы, CRM-системы и прочие, которые позволяют работнику указывать рабочее время самостоятельно, с утверждения руководителя, или вовсе фиксирующие время, проведенное за работой, самостоятельно.
Отчет о рабочем времени сотрудников в судебных спорах. Судебная практика
Определение СКГД Верховного Суда РФ от 15.05.2023 №5-КГ23-21-К2 – работник пытался взыскать с работодателя компенсацию сверхурочно отработанного времени. Суды трех инстанций отказали в удовлетворении требований работника, так как работодатель представил табель учета рабочего времени, в котором отсутствовали сведения о переработках такого работника. Верховный Суд РФ вернул дело на новое рассмотрение, так как суды не учли, что работником были представлены путевые листы – документы, на основании которых он выходил на работу и оканчивал рабочий день. В путевых листах отражалось время преступления к работе и окончания рабочего дня. Так, табель учета рабочего времени не представляется отражающим достоверную информацию в силу наличия у работника иного первичного учетного документа, с которым работодатель согласился, поставив свою подпись.
Постановление Арбитражного суда Московского округа от 12.05.2022 №Ф05-1102/2021 – суд указал, что в соответствии со ст. ст.15, 56 ТКРФ, при установлении трудовых отношений суды должны не только исходить из наличия (или отсутствия) тех или иных формализованных актов (гражданско-правовых договоров, штатного расписания и т.п.), но и устанавливать, имелись ли в действительности признаки трудовых отношений и трудового договора, а также вытекающих из данных правоотношений обязательств. Не может служить основанием для отказа в иске работника отсутствие определенного рода документации в материалах дела, если это отсутствие обоснованно.
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 08.06.2023 №88-15408/2023 – суд указал, что ненадлежащее исполнение работодателем обязанности учета рабочего времени в случаях, когда работодатель фактически отражал рабочее время больше того, которое в действительности отрабатывал сотрудник, само по себе не свидетельствует о неосновательном получении работником в объеме окончательного расчета начисленных и выплаченных работодателем сумм, в том числе за неиспользованный отпуск.
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 07.06.2022 по делу N 88-13021/2022 – суд указал, что зафиксированная в трудовом договоре и не измененная дополнительными соглашениями или иными правовыми актами продолжительность рабочего времени в 20 часов в неделю является нормой для сотрудника, потому наличие в табеле учета рабочего времени сведений о работе работником фактически 8 часов ежедневно является доказательством работы работника сверхурочно и с ведома работодателя, что послужило основанием для взыскания соответствующей компенсации.
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 19.05.2022 по делу №88-9336/2022 – в данном деле работодатель хотел взыскать с бывшего работника излишне уплаченную зарплату на основании недобросовестности работника. В материалы дела был представлен табель учета рабочего времени, которым Истец пытался обосновать недобросовестность Ответчика. Суды трех инстанций оценили табель учета рабочего времени как надлежащее доказательство фактически отработанного Ответчиком времени, несмотря на утверждения Истца о его несоответствии действительности, и отказали Истцу в удовлетворении его требований.
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 18.08.2021 №88а-18036/2021 – суд рассматривал дело по иску общества с ограниченной ответственностью к Государственной инспекции по охране труда о признании незаконным предписания об устранении нарушений в ведении табеля учета рабочего времени и совершению соответствующих в пользу работника. Суд указал, что Госинспекция имеет полномочия на выдачу таких предписаний, а привлечение таким образом работодателя к ответственности является правомерным.
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 05.08.2021 по делу №88-16898/2021 – суд удовлетворил требование Истца о взыскании компенсации за сверхурочную работу, так как последнему удалось доказать фактическое несоответствие информации из табеля учета рабочего времени действительности.
Выводы
Учёт рабочего времени работника – важная составляющая трудовых отношений. Так, работник поставлен в заведомо неравное положение с организацией, в которой он осуществляет трудовую деятельность, в том числе по той причине, что работодатель самостоятельно ведёт учет такого рабочего времени. Выплата заработной платы осуществляется на основании фактически отработанного времени, между тем, сведения о фактически отработанном времени работодатель обязан фиксировать самостоятельно. Так как работодатель имеет в данном случае большие возможности для злоупотребления, суды критично относятся к ненадлежащему исполнению данной обязанности, и с большей вероятностью выстраивают решение суда именно на доказательствах несоответствия сведений из табеля учета работодателя, предоставляемых работником. Для работодателя крайне важно вести его в полном соответствии с фактически отработанным работником времени, так как любое отступление от данного правила будет действовать против него. Для работника, в свою очередь, необходимо добиваться получения соответствующих распоряжений от работодателя, или иных документов, которыми можно было бы подтвердить свое фактически отработанное время, так как основным документом, в котором оно может отражаться, в организации является именно табель учета рабочего времени, так как в противном случае возможны злоупотребления со стороны работодателя и невозможность защиты своих прав работником.
23.07.2023 Новиков В.
