Нормативно-правовая база электронного документооборота
Нормативно-правовая база электронного документооборота может быть представлена следующим образом:
- Гражданский кодекс Российской Федерации содержит правило, приравнивающее письменную форму сделки со сделкой, совершенной с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю (абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ). Дальнейшие положения ГК РФ, корреспондируя с данным правилом, конкретизируют его для конкретных целей: договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ (п. 2 ст. 434 ГК РФ);
- Налоговый кодекс Российской Федерации использует электронный документооборот для целей налогового контроля: истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ). В п. 2 ст. 169 НК РФ закреплено правило, согласно которому счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме (абз 2 п. 1 ст. 169 НК РФ);
- Трудовой кодекс Российской Федерации регламентирует порядок электронного документооборота в сфере трудовых отношений (ст. 22.1 ТК РФ).
- Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации закрепляет правило, согласно которому документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором (п. 3 ст. 75 АПК РФ). Аналогичное по смыслу правило закреплено в п. 1 ст. 71 ГПК РФ и п. 1 ст. 70 КАС РФ.
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (далее – Закон № 149-ФЗ). В настоящем документе дается понятие электронного документа (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ) и приравнивается электронный обмен документами к обычному обмену документами (п. 4 ст. 11 Закона № 149-ФЗ);
- Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее – Закон № 63-ФЗ). Данным законом регулируются отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами (ст. 1 Закона № 63-ФЗ). Дается определение электронной подписи, согласно которой понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ);
- Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утвержден решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 25.12.2020 № 34). Концепция предназначена для реализации комплексного подхода к нормативному регулированию электронного документооборота.
- «ГОСТ Р 7.0.95-2015 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики» (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 09.12.2015 г. № 2127-ст)» (далее – ГОСТ Р 7.0.95-2015). Стандарт устанавливает основные виды электронных документов, соответствующие условиям работы библиотек, необходимый набор характеристик, технико-технологические параметры, метаданные электронных документов, их выходные сведения; приводит необходимые термины и их определения.
Понятие электронного документа и документооборота
Определение электронного документа содержится в п 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ, согласно которому электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Идентичное определение содержится в Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утвержден решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 25.12.2020 № 34).
Для организаций, осуществляющих библиотечно-информационную деятельность, органов научно-технической информации и организаций, официально выпускающих в публичное обращение электронные документы с целью их массового использования разработан ГОСТ Р 7.0.95-2015. Для данного госта закреплено определение электронного документа, согласно которому – это документ в цифровой форме, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения.
На основе закрепленных в законодательстве определений, можно предложить следующее понятие электронного документа – это документированная информация в цифровой форме, пригодная для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин и передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах
ГОСТ Р 7.0.95-2015 выделяет также и виды электронного документа, которые можно классифицировать по закрепляемой информации:
- текстовой электронный документ;
- изобразительный электронный документ;
- электронный аудиодокумент;
- мультимедийный электронный документ.
Унифицированного понятия «электронный документооборот» законодательство Российской Федерации не содержит. В Трудовом кодексе Российской Федерации закреплено понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений, согласно которому – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (электронные документы) (абз. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Исходя из имеющегося понятия в законодательстве, можно предложить следующее определение электронного документооборота – это создание, подписание, использование и хранение документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (электронные документы).
Заключение договора в электронной форме
Заключение договоров гражданско-правового характера регламентируется абз. 2 п. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ. Договор в электронной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами или обмена электронными документами либо иными данными в соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ. Требование о наличии подписи считается выполнено, если выбранный способ позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю (п. 2 ст. ст. 434 ГК РФ). Какой-либо договоренности сторон о заключении договора посредством электронной почты не требуется (постановление Арбитражного суда Московского округа от 10.10.2018 № Ф05-16421/2018 по делу № А40-240384/2017). При этом дополнительные соглашения могут быть заключены в электронной форме только при условии заключения соглашения об электронном документообороте (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 16.07.2019 № 09АП-34823/2019 по делу № А40-185484/201), а электронные сообщения должны исходить с адреса электронной почты, которая прямо указана в договоре (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2021 № 09АП-65413/2021 по делу № А40-240605/2020).
Следует отметить, что обменом электронными документами считается обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения (п. 4 ст. 11 Закона № 149-ФЗ).
Возможность заключения электронного трудового договора была обеспечена дополнением ТК РФ правилами об электронном документообороте (ст. ст. 22.1-22.3 ТК РФ). Положения, касающиеся взаимодействия Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» и информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, с единым порталом государственных и муниципальных услуг, будут применяются с 01.09.2022 (Федеральный законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»).
Реквизиты электронного документа
В первую очередь, электронный документ является цифровой формой документа, выраженного на бумаге, в связи с чем, к нему применяются аналогичные правила. В соответствии с «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)» при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
- герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
- эмблема;
- товарный знак (знак обслуживания);
- код формы документа;
- наименование организации - автора документа;
- наименование структурного подразделения - автора документа;
- наименование должности лица - автора документа;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
- место составления (издания) документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о приложении;
- гриф согласования документа;
- виза;
- подпись;
- отметка об электронной подписи;
- печать;
- отметка об исполнителе;
- отметка о заверении копии;
- отметка о поступлении документа;
- резолюция;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении документа в дело.
ГОСТ Р 7.0.95-2015 исходя из особенности документа, выраженного в цифровой форме, делит реквизиты электронного документа на две части:
- переменная часть реквизитов документа, которая соответствует его жизненному циклу (шрифт, разрешение, степень сжатия);
- постоянная часть реквизитов документа, которая отражает сущность документа и его индивидуальные особенности (содержание, дата создания и т.д.).
Наиболее важным реквизитом документа является подпись. Отношения в области использования электронных подписей регулируется Законом № 63-ФЗ, который выделяет два вида электронных подписей: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Усиленная электронная подпись делится на квалифицированную и неквалифицированную (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Выводы
Таким образом, можно дать следующее понятие электронного документооборота – это документированная информация в цифровой форме, пригодная для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин и передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Электронный документ следует понимать, как документированная информация в цифровой форме, пригодная для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин и передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
В законодательстве выделяются четыре вида электронных документов, при этом для целей гражданского оборота, в первую очередь, интерес представляет текстовый электронный документ.
Заключение электронных договоров гражданского правового характера возможно путем составления одного документа, подписанного сторонами или обмена электронными документами либо иными данными в соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ, а заключение электронного трудового договора становится возможным с 01.09.2022.
Реквизиты электронного документа идентичны используемым при составлении обычных документов на бумажном носителе. При этом с учетом особой цифровой формы документа выделяются дополнительные реквизиты (шрифт, разрешение, степень сжатия, дата создания и др.).
Юристы «РБ Интеллект» готовы оказать квалифицированную юридическую помощь по вопросам электронного документооборота.
